Conduta ética e integridade
Conduta ética e integridade
Periodicamente a Área de Integridade realiza processos de mapeamento de riscos de corrupção em suas operações. No último biênio 2020-2021, foram mapeadas 100% das operações por meio de questionários direcionados aos diretores, análises documentais, entrevistas e testes transacionais conduzidos por consultoria especializada. O relatório de recomendações da consultoria se baseou nos mecanismos para Programas de Integridade do Decreto 8.420/2015, que regulamenta a lei anticorrupção 12.846/2013. Para as sugestões de melhoria foram estabelecidos planos de ação.
A Área de Integridade trabalha intensamente na mitigação de riscos reforçando periódicamente seu programa de treinamentos, promovendo sessões específicas ao público gerencial, divulgando treinamento sobre o Código de Conduta a toda a Companhia e realizando o evento da Semana da Ética – ação de comunicação que visa trazer a reflexão sobre temas de integridade no ambiente empresarial. Também foram realizadas melhorias por meio da elaboração de políticas e procedimentos, as quais estabeleceram formalmente diretrizes e responsabilidades, gerais ou específicas, bem como foram contratados recursos para aprimorar a avaliação de terceiros e o Canal de Integridade e Ouvidoria da Companhia.
A Área de Integridade também avalia 100% das doações e patrocínios concedidos pela Klabin, integrando o fluxo de avaliação dos destinatários na mitigação de riscos reputacionais que possam prejudicar a imagem e idoneidade da Companhia.
Além disso, em cumprimento ao Manual Anticorrupção e a Lei Federal, em 2021 não foram identificados casos de doação envolvendo agentes públicos.
Casos envolvendo violações do código de conduta, incluindo suborno e/ou corrupção
| Categoria | Apuradas | Confirmadas |
|---|---|---|
| Corrupção e/ou suborno | 0 | 0 |
| Atos Ilícitos | 22 | 3 |
| Comportamental | 433 | 147 |
| Conflitos de Interesses | 32 | 2 |
| Segurança da Informação | 4 | 1 |
| Violação às Leis ou Normas Regulatórias | 117 | 37 |
| Total | 608 | 190 |
O Canal de denúncias da Klabin foi reestruturado no final de 2019, passando a ser gerido diretamente pela área de Integridade e administrado por empresa especializada e independente. Essa mudança fortaleceu o processo de governança, impossibilitando a ocorrência de conflitos na recepção e tratativa dos relatos. As divulgações sobre as mudanças reforçaram os diferenciais de todo processo tais como: mudança da gestão, empresa especializada e independente, processo de governança, atendimento pessoal por consultor, Comissão de Integridade para julgamento e tratativa de denúncias, além do reforço quanto à confidencialidade e não retaliação dos denunciantes. Os meios de divulgação foram amplos (e-mail, mural, rádio interna, totens espalhados pelas Unidades Klabin, adesivos e vídeo explicativo do Diretor Jurídico, Integridade, Gestão de Riscos e Controles Internos e a Gerência de Integridade. Considerando o constante crescimento da Companhia, entendemos que os diferenciais implementados fortalecem o uso do Canal.
As categorias informadas contemplam as seguintes situações: Atos Ilícitos (Fraude, Roubo, Desvios de Materiais, Pagamento ou Recebimento Indevidos); Comportamental (Abuso de poder, assédio moral, agressão física, entre outros); Conflitos de Interesses ( Favorecimentos, Relacionamento íntimo com subordinação direta); Segurança da Informação (Vazamento ou uso indevido de informações); Violação às Leis ou Normas Regulatórias (Violação às Leis Ambientais, Trabalhistas ou Concorrenciais, e demais legislações.
Não foram registrados casos de corrupção ou suborno no Canal de Integridade e Ouvidoria da Klabin em 2021. O Canal, que recebe denúncias com anonimato garantido, tem como objetivo receber reportes de violações ao Código de Conduta, normas e legislação vigente, que são tratados de acordo com a complexidade das situações reportadas e passam por processo de análise, investigação e aplicação de medidas disciplinares e/ou ações corretivas para os casos confirmados. Conforme gravidade da situação confirmada, as medidas disciplinares aplicadas variam de advertências formais a rescisão do contratos de trabalho ou de prestação de serviços. Para os casos confirmados também são estabelecidas medidas preventivas a fim de mitigar eventuais recorrências.
Casos de discriminação e assédio e medidas adotadas
| Categoria | Confirmadas |
|---|---|
| Assédio sexual | 13 |
| Discriminação | 4 |
| Total | 17 |
Os casos confirmados de assédio sexual resultaram em dez desligamentos, uma suspensão de três dias com impacto em folha de pagamento e bônus, e duas substituições de colaboradores terceiros. Importante destacarmos que a Klabin realizou intensas campanhas sobre assédio sexual durante todo o ano de 2021, inclusive com participação ativa da alta administração, liderança em geral e demais colaboradores da Companhia.
Os casos confirmados de discriminação correspondem a relatos de discriminação racial, sendo que dois deles abordam uma mesma ocorrência. As medidas disciplinares aplicadas levam em consideração a gravidade de cada caso, e para essas ocorrências, resultaram em desligamentos dos colaboradores denunciados.
Além de campanhas de comunicação e conscientização, a empresa tem realizado treinamentos sobre assédio e discriminação na Plataforma Educacional Klabin (ENK), como: “Discriminação e Assédio no Trabalho”, “Palestra sobre Assédio com o Professor Alexandre Cerveira e o Comitê de Integridade”, “Assédio Sexual – Aspectos Culturais”, “Curso Código de Conduta”, entre outros relacionados ao assédio moral e sexual.
A área de Integridade da Klabin é responsável pelo Programa de Integridade, que está estruturado nos pilares de prevenção, detecção e remediação, com o suporte e comprometimento da alta administração. Além disso, realiza o mapeamento dos riscos de ética e compliance, com o apoio da equipe interna e de consultorias especializadas, além do diagnóstico e monitoramento contínuo de seus processos.
Código de Conduta Klabin
O Código de Conduta destina-se a todos os conselheiros de administração, conselheiros fiscais, diretores e colaboradores da Klabin e de suas coligadas e subsidiárias integrais. O documento também se destina aos fornecedores, clientes, acionistas, prestadores de serviços, concorrentes, representantes comerciais, entidades e órgãos públicos, instituições financeiras, imprensa, comunidades e outros públicos que tenham alguma forma de relacionamento com a empresa.
O Código de Conduta foi revisado e aprovado pelo Conselho de Administração em maio de 2021. A revisão do documento envolveu 14 áreas de todas as diretorias da Klabin e o apoio de uma consultoria especializada. A atualização incluiu e reforçou temas relevantes como a Lei Anticorrupção, compromisso de não retaliação a denunciantes, Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Diversidade, observância aos marcos Ambientais, Sociais e Governança (ASG) e Objetivos Klabin de Desenvolvimento Sustentável (KODS). Desde então, a área de Integridade tem atuado no reforço dos princípios e das diretrizes dispostas no documento por meio de campanhas de comunicação, como a Semana da Ética Klabin, treinamentos e workshops.
Canal de Confidencialidade Klabin
O Canal de Integridade e a Ouvidoria da Klabin são geridos pela área de Integridade e administrado por empresa especializada e independente, o que confere maior segurança aos usuários. As suspeitas de violações do Código de Conduta devem ser reportadas para o Canal, que está disponível a todos os públicos de relacionamento 24 horas por dia, sete dias por semana, nos idiomas português, inglês e espanhol. Os relatos podem ser registrados de forma anônima ou identificada. A confidencialidade é garantida, assim como a não-retaliação aos denunciantes de boa-fé ou àqueles que colaborarem para os processos investigativos.
Em 2023, houve 47% de incremento no volume total de relatos recebidos em relação a 2022, o que demonstra o alcance de colaboradores e terceiros nas operações. Os mecanismos internos foram revisados — matriz de tipologias e de impacto — e implementados parâmetros específicos no sistema de gestão dos relatos, o que possibilitará a extração de novos indicadores e subsidiará as lideranças na implementação de ações preventivas e corretivas de forma mais tempestiva.
Treinamento no Código de Conduta
Uma das bases do Programa é a capacitação do público interno. Em 2023, considerando a agenda de treinamentos de Integridade, foi realizada campanha de adesão ao Código de Conduta, em todas as operações da Klabin, sessões de treinamento concorrencial para as equipes Comercial e Suprimentos, além de workshops anticorrupção para toda a liderança da empresa.
Até 2023, a empresa alcançou mais de 70% de adesão dos colaboradores ao Treinamento do Código de Conduta, superando os 64,1% obtidos em 2022. A área de Integridade vem trabalhando, em conjunto com o time de Gente & Gestão, para alavancar o engajamento.
Outro destaque do ano foi a adesão de mais de 90% dos colaboradores das áreas Comercial e Suprimentos ao Treinamento Concorrencial, foco da Companhia para os públicos que têm maior interação com o tema. Os treinamentos são ministrados por especialistas, com amplo espaço para diálogo, reflexão e discussões pertinentes, sendo que o conteúdo fica disponível no portal interno de educação corporativa.
Verificação do sistema de compliance
Anualmente, os riscos de Integridade são revisados pela equipe interna da Klabin como parte do monitoramento contínuo do Programa de Integridade.
A consultoria BDO avaliou o Programa de Integridade da Klabin em 2021 e, em continuidade a esse trabalho, em 2022, aplicou uma pesquisa de avaliação do Programa.
A área de Integridade está comprometida com a evolução constante do Programa, incorporando as oportunidades de melhoria identificadas nas avaliações e pesquisas realizadas, interna e externamente.
Avaliação reputacional de terceiros
Em 2022, o processo de avaliação reputacional de terceiros foi aprimorado por meio da implementação do questionário de Integridade e, em 2023, pela ampliação dos parâmetros de pesquisa aplicados às avaliações.
Contribuições político-partidárias
Desde 2016, não é permitido que empresas brasileiras contribuam com campanhas ou organizações políticas — Lei 13.165/2015. O Manual Anticorrupção da Klabin, elaborado em 2014, determina a proibição de doações para políticos e partidos políticos. Em consonância com a legislação e normas internas, a empresa não realizou contribuições desse tipo em 2023.
Atualizado e verificado em: 25/06/2022